Waar veel eventplatformen zich richten op registratie en communicatie, keek KPN nadrukkelijk ook naar veiligheid, compliance en eigenaarschap van data. Klantgegevens, prospectgegevens en medewerkersinformatie mochten niet via externe platformen of databases lopen. Ook alle communicatie rondom evenementen moest plaatsvinden vanuit officiële KPN-omgevingen en e-mailadressen. Voor KPN was het onacceptabel dat waardevolle data via systemen van derde partijen zou worden verwerkt of opgeslagen.

In de praktijk wordt de IT-component van eventorganisatie vaak onderschat. Organisatoren richten zich begrijpelijkerwijs op bezoekers, locaties en programma’s, terwijl onder de oppervlakte grote hoeveelheden persoonsgegevens worden verwerkt. Zonder de juiste technische inrichting kan dat leiden tot securityrisico’s, beperkte controle over data en afhankelijkheid van externe leveranciers.

De uitdaging: ontwikkel een centraal eventplatform waarin merkbeleving, gebruiksgemak, veiligheid en eigenaarschap samenkomen. Een platform dat schaalbaar is voor honderden gebruikers, volledig aansluit op de KPN-organisatie en meegroeit met toekomstige wensen en ontwikkelingen.

OK beschikte al over over een eigen eventplatform dat bij verschillende organisaties succesvol werd ingezet. Ruim tien jaar geleden vormde dit de basis voor een volledig op maat gemaakte omgeving voor KPN, ontwikkeld rondom de schaal, complexiteit en beveiligingseisen van de organisatie.

In plaats van een standaard eventtool te implementeren, ontwikkelden we samen met KPN een centrale eventomgeving die volledig eigendom is van KPN en continu wordt uitgebreid op basis van de behoeften van gebruikers. Binnen Event Force beschikt iedere afdeling over een eigen omgeving met eigen evenementen, databases, templates, formulieren en contentbibliotheken. Hierdoor behouden teams hun zelfstandigheid, terwijl ze profiteren van één centrale technische infrastructuur.

Het platform wordt inmiddels gebruikt door bijna 300 professionals binnen uiteenlopende onderdelen van KPN, waaronder Marketing, HR, Consumentenmarkt, Zakelijke Markt, IoT, Mobiel, Internet en diverse stafafdelingen. Doordat het platform volledig in eigen beheer draait, kunnen nieuwe functionaliteiten worden ontwikkeld zodra daar behoefte aan ontstaat. Niet op basis van de roadmap van een softwareleverancier, maar op basis van de wensen van KPN zelf.

Zo ontwikkelden we onder meer een toegangscontrolesysteem waarmee medewerkers bezoekers eenvoudig kunnen registreren met hun eigen mobiele telefoon. Zonder scanners, externe leveranciers of aanvullende software. Daarnaast zijn functies beschikbaar voor registratie, uitnodigingen, bezoekersbeheer, enquêtes, briefings, rapportages en uiteenlopende eventspecifieke processen. Iedere omgeving wordt volledig uitgevoerd in de huisstijl van KPN. Voor bezoekers voelt ieder evenement als een natuurlijke verlenging van het merk, terwijl achter de schermen alle afdelingen gebruikmaken van dezelfde technische basis.

Sinds de introductie wordt Event Force continu doorontwikkeld. Nieuwe wensen, processen, integraties en functionaliteiten worden niet opgelost met losse tools of extra software, maar toegevoegd aan één centrale omgeving die meegroeit met de organisatie.

Vandaag de dag draaien meer dan 50 verschillende eventplatformen binnen de Event Force-omgeving van KPN. Met bijna 1.000 evenementen per jaar bespaart KPN jaarlijks tonnen aan licentie-, gebruikers- en platformkosten die anders zouden worden afgedragen aan externe softwareleveranciers.

Tegelijkertijd beschikt de organisatie over een oplossing die volledig aansluit op de eigen processen, merkidentiteit en beveiligingseisen. Alle klant-, prospect- en medewerkersgegevens blijven binnen de eigen omgeving. Alle communicatie verloopt via officiële KPN-kanalen. Nieuwe functionaliteiten kunnen worden toegevoegd zonder afhankelijk te zijn van externe leveranciers. En iedere afdeling beschikt over de vrijheid om zelfstandig evenementen te organiseren binnen een centrale, veilige en beheersbare infrastructuur.

Inmiddels viert het platform zijn tienjarig bestaan binnen KPN. In die periode is Event Force uitgegroeid van een eventtool tot een bedrijfskritisch platform voor eventmanagement, registratie, communicatie en bezoekersbeheer.

Wat begon als een slimme oplossing voor evenementen ondersteunt vandaag de dag bijna 300 gebruikers, meer dan 50 platformen en circa 1.000 evenementen per jaar. Een platform dat zich al tien jaar lang blijft ontwikkelen. Volledig in eigendom van KPN, volledig in de KPN-huisstijl en volledig onder controle van de organisatie zelf.